Технологическое расширение
Битрикс24 для управления тендерами и исполнением контрактов
Настраиваем Битрикс24 как рабочую среду, в которой под контролем находятся сроки исполнения, задачи сотрудников, документы контракта, ответственные лица и отклонения процесса. Руководитель получает видимость по тендерам и контрактам от подготовки заявки до сдачи результата заказчику.
Управляемое исполнение начинается там, где сроки, задачи и документы собраны в системе
Сроки исполнения
Задачи сотрудников
Документы контракта
Ответственные лица
Отклонения процесса
Исполнение
Основная работа начинается после победы в тендере
Победа в тендере создает обязательства, которые нужно выполнить в срок и в полном объеме. После процедуры начинается работа с поставкой, производством, документами, сроками, приемкой и ответственными. Без единого исполнительского контура эти процессы быстро расходятся между отделами.
Срыв сроков исполнения
После победы появляются жесткие сроки: подписание, обеспечение, производство, монтаж, приемка и закрывающие документы. Если эти этапы не связаны в единый план, контракт быстро уходит в просрочку
Разрыв между отделами
Тендер ведет один сотрудник, документы готовит другой, материалы закупает третий, исполнение контролирует четвертый. Без единого контура задачи расходятся, а ответственность становится размытой
Потеря управляемости
Руководитель видит факт победы и подписанный контракт, но не всегда видит текущий статус исполнения: что уже сделано, где задержка, кто отвечает и какие действия нужны сейчас
Ошибки в документах
Контракт требует точных данных, актуальных версий файлов, подтверждений, уведомлений и закрывающих документов. Ошибка или пропуск может задержать приемку, оплату или сдачу результата заказчику
Битрикс24
Рабочая среда исполнения
Битрикс24 настраивается как исполнительский контур для работы до и после победы в тендере. В системе фиксируются сроки, задачи, документы, ответственные, коммуникации и отклонения по контракту. Битрикс24 помогает связать тендерную процедуру, подписание, снабжение, производство, поставку, приемку и закрытие обязательств.
Карточка тендера и контракта
Календарный план исполнения
Задачи и ответственные
Контроль документов
Единый контур коммуникаций
Уведомления и напоминания
Фиксация отклонений
Панель руководителя
Управление
Что становится подконтрольным руководителю
Руководитель получает рабочую картину по тендерам, заявкам, контрактам, срокам, документам и ответственным. Система помогает видеть не только общий статус, но и конкретные участки, где требуется управленческое решение.
01
Тендерная процедура
- Сроки участия
- Состав заявки
- Обеспечение участия
- Статус процедуры
02
Подписание контракта
- Срок подписания
- Обеспечение исполнения
- Проверка условий
- Риск уклонения
03
Исполнение контракта
- Календарный план
- Снабжение и производство
- Документы исполнения
- Уведомления заказчика
04
Управленческий контроль
- Ответственные лица
- Отклонения и просрочки
- Данные для решений
- Портфель контрактов
Уровни управления
Кому нужна рабочая картина исполнения
В результате Битрикс24 становится не просто рабочей системой, а операционной основой для масштабирования тендерного направления и исполнения контрактов
Собственник бизнеса
Видит общую картину по тендерам, контрактам, срокам, отклонениям и рискам, которые могут повлиять на деньги, репутацию и обязательства компании
Генеральный директор
Контролирует исполнение обязательств перед заказчиком: подписание, обеспечение, закупку, производство, поставку, приемку и закрытие контракта
Финансово-коммерческий блок
Связывает участие в торгах с ценой, маржинальностью, обеспечением, гарантиями, финансированием, оплатой и документами для партнеров
Исполнительский блок
Получает понятные сроки, задачи, спецификации, документы, потребность в материалах, этапы производства, поставки и сдачи результата
Этапы работы
Как проводится настройка Битрикс24
Разбираем текущий порядок работы с тендерами и контрактами, определяем роли, статусы, задачи, документы и контрольные точки
Создаем рабочие сущности, воронки, задачи, уведомления, шаблоны и автоматизации под согласованную структуру процесса
Передаем ответственным сотрудникам порядок работы в системе: где фиксировать задачи, документы, решения, сроки и отклонения
Запускаем среду в рабочий режим, проверяем ее на фактических процессах и корректируем настройки по результатам работы
Готовы разговаривать сейчас?
Набирайте и я постараюсь Вам ответить
